二項(xiàng) 辦公設(shè)備每月清點(diǎn)一次，并填寫《校團(tuán)委辦公設(shè)備清點(diǎn)登記表》。如有丟失，追究相關(guān)責(zé)任人并作相應(yīng)懲罰；

三項(xiàng) 庫(kù)房物資每月清點(diǎn)并整理一次，詳細(xì)記錄每種物資庫(kù)存數(shù)量、損耗數(shù)量等情況，詳細(xì)填寫《校團(tuán)委庫(kù)房物資清點(diǎn)登記表》。匯集所有損壞由辦公室相應(yīng)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一處理已損壞物資。

四章 檔案管理

十一條 文檔管理

一項(xiàng) 不得隨意翻閱保密文件和老師專用文件；

二項(xiàng) 可以翻閱非機(jī)密文件，查閱后及時(shí)放回原位；

三項(xiàng) 辦公室所有文件一律不得調(diào)出辦公室，若需調(diào)出，必須經(jīng)辦公室主任同意；

四項(xiàng) 不得對(duì)外透漏未正式發(fā)文的文件內(nèi)容；

五項(xiàng) 定期清理儲(chǔ)物柜，及時(shí)歸檔文件。

五章 文件整理

十二條 整理信件

按照來信人的類別分為團(tuán)省委信件、外校團(tuán)委信件、其他信件三類，并將各類信件分別置于對(duì)應(yīng)文件夾內(nèi)。

十三條 整理文件

按照文件來源地的類別分為團(tuán)省委發(fā)文、省直團(tuán)工委發(fā)文、校團(tuán)委發(fā)文、內(nèi)部文件、其他文件等，將各類文件按分類放入各自對(duì)應(yīng)的文件夾內(nèi)。

十四條 整理部?jī)?nèi)文件部?jī)?nèi)關(guān)于大型活動(dòng)的文件也要定期進(jìn)行整理。

十五條 工作計(jì)劃與工作總結(jié)

、上交時(shí)間為每月、號(hào)，上交紙質(zhì)版至團(tuán)委辦公室，同時(shí)發(fā)送電子版至x @qq.com。信息內(nèi)容整理為壓縮包，注明日期和事件，郵件主題注明日期和事件，信息以word格式報(bào)送，一個(gè)word文件對(duì)應(yīng)一篇信息，保存為doc格式，不接收docx格式的word文件。word文件名與標(biāo)題一致。上報(bào)信息標(biāo)題使用小二號(hào)黑體加粗，正文采用小四號(hào)宋體，首行縮進(jìn)兩個(gè)字符，.倍行距；

、每篇信息請(qǐng)寫清楚標(biāo)題，標(biāo)題和正文要嚴(yán)格區(qū)分，沒有標(biāo)題的信息一律不予采用；

、報(bào)送信息時(shí)請(qǐng)寫清楚事件發(fā)生的時(shí)間（如XX月日）；

、上報(bào)信息的內(nèi)容要體現(xiàn)出各組織的工作內(nèi)容，反映學(xué)院發(fā)展動(dòng)態(tài)，可涉及團(tuán)的職能部門、學(xué)生組織、學(xué)生社團(tuán)、團(tuán)總支、團(tuán)支部等，能及時(shí)反映本學(xué)院學(xué)生工作的新思路、新舉措、新活動(dòng)；

、信息報(bào)送要做到及時(shí)準(zhǔn)確，必須嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。每條信息要主題明確、內(nèi)容精煉、格式規(guī)范、重點(diǎn)突出、言之有物，盡量做到有情況、有分析，每篇稿子字?jǐn)?shù)不少于字。

六章 值班管理

十六條 值班管理旨在加強(qiáng)各值班人員工作效率，規(guī)范其工作職責(zé)。

十七條 值班時(shí)間、地點(diǎn)與值班人員

值班時(shí)間：星期一到星期五　上午:—: 下午:—:

值班人員：辦公室主任、副主任、辦公室干事。

十八條 辦公室值班主要工作

一項(xiàng) 協(xié)助老師完成所需工作；

二項(xiàng) 做好保密工作；

三項(xiàng) 及時(shí)跟進(jìn)未完成工作；

四項(xiàng) 保持辦公室干凈整潔；

五項(xiàng) 完成文件簽收、簽發(fā)工作；

六項(xiàng) 整理未歸檔文件；

七項(xiàng) 每天發(fā)放、整理各類報(bào)紙、雜志；

八項(xiàng) 老師外出期間，做好接待工作。如接聽電話、接待來訪賓客等；

九項(xiàng) 工作匯報(bào)。及時(shí)將值班期間發(fā)生的重要事項(xiàng)向老師匯報(bào)；

十項(xiàng) 管理物資，包括接收各組織物資借用申請(qǐng)書、登記、領(lǐng)取、驗(yàn)收以及存放工作；

十一項(xiàng) 按時(shí)到辦公室值班，不遲到，不早退；到后如實(shí)登記，他人不得代簽 （有特殊情況不能按時(shí)值班者，須提前一天向辦公室主任請(qǐng)假，以便做臨時(shí)調(diào)整）；，