(五)文件的借閱和清退

十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。

十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

十四條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

(六)文件的立卷與歸檔

十五條 文件的歸檔范圍：

.凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔：

()上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復;

()黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、度報表等;

()廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄;

()廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;

()有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果;

()參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等;

()上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料;

()反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品;

()工廠日志和大事記;

()工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

.業(yè)務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

十六條 立卷要求

.文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

.要堅持平時立卷與終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

.上度形成的文件材料，要求在下度月份以前整理完。月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。

(七)文件的銷毀

十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監(jiān)視銷毀。